Jak wolontariusze tworzą NGO – od grupy nieformalnej do fundacji

Tworzenie organizacji pozarządowej to przedsięwzięcie, które wymaga zaangażowania, wiedzy i czasu. Dzięki jasno określonym celom, odpowiedniej strategii i wsparciu społeczności można jednak wiele osiągnąć w dziedzinie pomocy społecznej. Jak przejść z fazy nieformalnej grupy do ukonstytuowanej fundacji lub stowarzyszenia? Jakie wyzwania i korzyści wiążą się z tym procesem? 

Zazwyczaj podstawą jest zebranie grupy wolontariuszy złączonych przez wspólny cel, entuzjazm i gotowość do niesienia pomocy konkretnym potrzebującym. Kryzys migracyjny na wschodniej granicy Polski (także ten dotyczący wydarzeń z osobami uchodźczymi i z doświadczeniem migracji z Bliskiego Wschodu i Afryki na granicy z Białorusią) popchnął wielu ludzi dobrej woli do działań pomocowych.

Od odruchu serca do organizacji

Bywa, że wszystko zaczyna się od jednego postu na portalu społecznościowym, który poruszy serca kilkunastu osób. Niekiedy do zaangażowania popycha nas sytuacja skrajna, kiedy bliscy śmierci ludzie potrzebują pomocy nieopodal naszych domów, co świetnie pokazuje historia Julii, bohaterki filmu „Zielona granica” – w tej roli Maja Ostaszewska. Kiedy taka spontaniczna działalność zamienia się w regularną pomoc, często pojawia się pomysł, by przekształcić ją w coś większego – oficjalnie zarejestrowaną organizację pozarządową (NGO). W ostatnich latach wiele nieformalnych grup przekształciło się w fundacje i stowarzyszenia.

Studium przypadku: Freedom Space

Barbara Psiuk to młoda aktywistka, która zdecydowała się przejść tę drogę. Jej fundacja właśnie zyskała nową siedzibę w Krakowie. Naszą rozmowę przerywają odgłosy remontu przyszłego biura i Centrum Integracyjnego. Fundacja Freedom Space działa już ponad rok, a poprzedziło go pięć długich miesięcy formalnego procesu konstytuowania. 

Potrzebę założenia własnej organizacji wywołał kryzys uchodźczy związany z rosyjską agresją w Ukrainie. Początkowo grupa, w której działała Barbara, wspierała lokalne stowarzyszenie, które przed wojną zajmowało się szeroko rozumianą kulturą, a które sytuacja popchnęła do zajęcia się pomocą humanitarną. Szybko okazało się, że osoby uchodźcze, które docierają do Polski z ogarniętej wojną Ukrainy, potrzebują wsparcia nie tylko w pierwszych chwilach po przejściu przez granicę. Ważne jest także później, gdy pojawiają się kolejne potrzeby, które trzeba zaspokoić. W tym właśnie Barbara wraz z grupą bliskich działaczy dostrzegła lukę, jaką na „rynku NGO” należało wypełnić. Od 2022 r. Fundacja Freedom Space zajmuje się pomocą humanitarną, rozwojową, psychologiczną, a także działaniami edukacyjnymi i kulturowymi.

– Kiedy jesteś wolontariuszem i działasz w terenie, masz takie wrażenie, że skoro to, co robisz, jest potrzebne, dobre i przynosi pożytek innym, kwestia formalności powinna mieć drugorzędne znaczenie – mówi Barbara Psiuk. – Chciałoby się poświęcić na to ułamek czasu, bo przecież wiemy, że tam na granicy czekają na nas potrzebujący. Jednak nic bardziej mylnego – ostrzega aktywistka i zaznacza, że proces rejestracji organizacji NGO to duże zderzenie z biurokracją. Dlatego na początku warto zdawać sobie sprawę, że ogrom formalności może wyłączyć nas na kilka miesięcy z głównych działań. 

Barbara Psiuk radzi dobrze zastanowić się nad charakterem organizacji pozarządowej, jaką chcemy założyć. Jest istotna różnica między działaniem i możliwościami stowarzyszenia a fundacji. Przede wszystkim fundacje mają szansę na większe finansowanie, bo – szczególnie w USA i Wielkiej Brytanii – fundacja jest pojmowana jako organizacja, za pomocą której chcesz pomóc innym. – Natomiast stowarzyszenie w ich rozumieniu to raczej zrzeszona grupa np. sąsiadów czy mieszkańców jednej miejscowości, którzy chcą pomóc sobie nawzajem w łączącej ich idei. Zachód uważa, że stowarzyszenia działają dla siebie i swoich członków – wyjaśnia Barbara. – Przy organizacjach niosących pomoc humanitarną na granicy forma stowarzyszenia raczej się nie sprawdzi, bo nie jesteśmy w stanie zrzeszać każdego uchodźcy – ocenia prezeska fundacji Freedom Space.

Schody zaczynają się już na początku, kiedy tworzymy statut organizacji. Pierwszym wyzwaniem jest określenie misji zgodnej z oczekiwaniem wszystkich osób zakładających grupę. Jak się okazuje, nie zawsze jest to spójna wizja. Kolejna kwestia to wskazanie zarządu Fundacji: ustalenie, kto w jakiej funkcji będzie w niej występował. Nie zawsze jest to oczywiste, a niekiedy pretendentów do tytułu prezesa okazuje się więcej niż przypuszczano. 

Później określa się standardy działania organizacji. Jeśli niesiemy pomoc humanitarną, musimy opracować politykę zapewnienia bezpieczeństwa beneficjentom i całemu zespołowi (pracownikom, wolontariuszom itp.).

– Przeżyłam dwa sądy z rejestracją Fundacji: rzeszowski i krakowski. Grupom z naszego regionu nie polecam rzeszowskiego; krakowski okazał się bardziej przyjazny. W ciągu pierwszego kwartału od zgłoszenia do rejestracji byłam wzywana do urzędów średnio co dwa tygodnie, by uzupełnić lub poprawić dokumentację – wspomina Barbara Psiuk. – Całość trwała pięć miesięcy – podsumowuje i wyjaśnia, że z jednej strony to trudny i żmudny proces, a z drugiej zrozumiały. Dzięki niemu jest czas, żeby wszystko przemyśleć, odpowiedzieć na najważniejsze pytania, zastanowić się nad kluczowymi kwestiami działalności naszej organizacji. Poszerzyć świadomość, kim chcemy być. 

– Po tej procedurze jesteśmy zweryfikowanym, wiarygodnym podmiotem i rozumiem, że ta weryfikacja trwa. Tutaj potrzebna będzie cierpliwość – przypomina.

Jakie są główne plusy zarejestrowania fundacji? 

Według relacji założycielki Freedom Space pozyskiwanie finansowania jest o wiele łatwiejsze. Choć Basia Psiuk zaznacza, że są też środki na działania grup nieformalnych, to w praktyce kwoty są niewielkie w porównaniu do grantów, o które może starać się organizacja ze statutem NGO. 

– Po prostu większość pieniędzy cię omija, a bez finansowania nie ma żadnych długofalowych i konkretnych działań – kwituje świeżo upieczona prezeska fundacji. 

Nowopowstała organizacja NGO może ubiegać się o finansowanie, jednak musi przygotować się, że nie w każdym konkursie o środki może startować. Niektóre z nich przewidują możliwość aplikowania o grant tylko dla fundacji, które działają np. co najmniej dwa lata, albo otrzymały i rozliczyły np. co najmniej pięć grantów. Częściej jednak nie sprawdza się wieku organizacji, a efekty jej pracy. Dlatego tak ważna jest rozpoznawalność w lokalnej społeczności, gdzie można ubiegać się o sponsoring czy darowizny. 

W przypadku Freedom Space sprawdziła się właśnie rozpoznawalność grupy. – Nie ma znaczenia, czy fundacja ma miesiąc czy jest starsza, jeśli ludzie cię znają i wiedzą, co robisz. Wtedy ufają ci i przekazują środki, bo wiedzą, że będą dobrze wydane – radzi Barbara Psiuk. 

Jak założyć NGO? 

Proces przekształcania nieformalnej grupy wolontariuszy w pełnoprawną organizację pozarządową składa się z kilku podstawowych etapów. Na podstawie relacji rozmówców Fundacji CultureLab, którzy mają za sobą ten proces, stworzyliśmy poniższy poradnik podsumowujący najważniejsze zadania, jakie stoją przed założycielami organizacji NGO:

1. Cel i misja: Zacznij od zdefiniowania celu i misji organizacji. Co chcecie osiągnąć? Jakie są wasze główne wartości? Jakie problemy społeczne chcecie rozwiązać? Misja powinna być jasna i konkretna oraz odpowiadać na realne potrzeby. Jednocześnie dobrze, by była zrozumiała i inspirująca, zdolna przyciągać nowych członków i darczyńców. Zanim podejmiesz kroki prawne, sprawdź, czy w pobliżu nie ma już podobnej organizacji, która niesie pomoc w wystarczającym zakresie.

2. Wybór formy prawnej: W Polsce najczęściej wybierane formy organizacji pozarządowych to stowarzyszenie lub fundacja. Każda z tych form ma swoje zalety i wymagania, które należy dokładnie przeanalizować.

3. Rejestracja: Proces rejestracji różni się w zależności od formy prawnej. Dla stowarzyszenia potrzebujesz zgromadzenia założycielskiego oraz statutu. Fundacja natomiast zakładana jest na podstawie aktu założycielskiego i również statutu.

4. Statut: Przygotuj statut organizacji. To fundamentalny dokument, który określa m.in. cele, zasady działania, sposób zarządzania organizacją czy zasady członkostwa. Nad statutem zazwyczaj pracuje się najdłużej. To nic złego, gdyż stanowi swojego rodzaju „konstytucję” danej NGO.

5. Kadra zarządzająca: Wybierz zarząd i, w zależności od formy prawnej, ewentualnie radę nadzorczą. Ważne jest, aby w składy tych organów wchodziły osoby zaangażowane, odpowiedzialne i kompetentne. Nie zawsze jest tak, że osoby, które najdłużej działają w danej organizacji, będą najlepszymi kandydatami na podstawowe stanowiska. 

6. Buduj wiarygodność: Załóż konto bankowe na nazwę organizacji (będzie niezbędne do przeprowadzania transakcji finansowych, przyjmowania środków zewnętrznych, czy zlecania wynagrodzeń), przygotuj transparentny system rachunkowości, stwórz profesjonalną stronę internetową i materiały promocyjne. Rozważ też dodanie konta do białej listy, jeśli istnieje taka możliwość. 

7. Plan działania: Opracuj długoterminowy i krótkoterminowy plan działania. Określi priorytety, cele oraz środki niezbędne do ich realizacji.

8. Finansowanie: Zastanów się nad źródłami finansowania. Czy będą to darowizny, dotacje czy może wpłaty członkowskie? Możliwe są też granty, sponsoring, czy wsparcie organizacji międzynarodowych. Zapoznaj się z procedurami fundraisingu – więcej na ten temat pisaliśmy w tekście: https://mapujpomoc.pl/skuteczny-fundraising-jest-mozliwy

9. Promocja: Zbuduj świadomość wśród społeczności lokalnej. Organizuj wydarzenia czy warsztaty. Prawdopodobnie to ludzie z najbliższego otoczenia organizacji będą jej siłą napędową. 

10. Komunikacja: Używaj mediów społecznościowych (utrzymaj aktywność i regularnie publikuj informacje na wasz temat: sukcesy, trudności, potrzeby). Buduj relacje z lokalnymi mediami, dzięki czemu zyskasz bezpłatną promocję i wsparcie. 

11. Współpraca: Nawiąż partnerstwa z innymi organizacjami, instytucjami czy samorządami. Dzięki temu zyskasz wsparcie i dostęp do większej liczby zasobów i odbiorców. 

12. Szkolenia i rozwój: Regularnie uczestnicz w szkoleniach i warsztatach dotyczących zarządzania organizacją, pozyskiwania środków czy prowadzenia projektów. Zachęcaj też swoich wolontariuszy do podnoszenia kwalifikacji. 

13. Rekrutuj: zaangażuj doświadczonych pracowników, którzy pomogą w zarządzaniu fundacją i realizacji projektów.

14. Monitoruj i mierz efekty: Regularnie analizuj efekty waszej pracy. Sprawdzaj, czy realizujecie cele zawarte w planie działania i dostosowujcie działania do potrzeb.

15. Wynagradzaj (w miarę możliwości): Jeśli pomaganie zamienia się pełnoetatową pracę, należy się za nią wynagrodzenie (także tobie). Przewiduj je we wnioskach o granty. Wolontariusz nie oznacza „najtańszego pracownika”. Jeśli chce pomagać bezpłatnie, należy o niego zadbać w każdy możliwy sposób. 

Powyższe punkty pomogą ci w założeniu własnej organizacji pozarządowej, jednak prezesi i prezeski nowych fundacji zdradzają nam jeszcze jeden ważny punkt widzenia. Istnieją przypadki, kiedy działania nieformalnej grupy w zupełności wystarczą. Grupa wolnych strzelców nie musi myśleć o regulaminach, fakturach, ubezpieczeniach i może oszczędzić sporo czasu, który w przypadku założenia NGO będzie trzeba przeznaczyć na dokumentację. 

Nie ma jednak sytuacji bez wyjścia. Basia Psiuk żartobliwie podsumowuje to radą: – Jeśli jesteś słaby w papierologii, znajdź kogoś, kto jest w tym dobry, i zaproś do organizacji – mówi. 

My z Wami

Mariusz Bogucki niedawno założył Fundację My z Wami. Zajmuje się ona bezpośrednią pomocą w Ukrainie. Fundacja ma dwie siedziby: jedną we Wrocławiu, drugą w Centrum Pomocy Humanitarnej Szegini (Ukraina). 

Bogucki także zaznacza, że założenie swojej organizacji pozarządowej jest bardzo wymagającym procesem. 

– Trzeba dobrze przemyśleć, co chcemy robić. Zadać sobie pytanie: czy blisko nas ktoś nie stworzył podobnej organizacji, która ma wypracowane mechanizmy i będzie po prostu sprawniej rozwiązywać problem, jakim chcemy się zająć? Czasem lepszym pomysłem niż zakładanie organizacji jest podjęcie współpracy z już istniejącą – wyjaśnia.

Członkowie My z Wami jeszcze przed założeniem fundacji należeli do nieformalnej grupy wolontariuszy. Pomagali osobom uchodźczym w Ukrainie uciekającym przed wojną lub tym, którzy czekali w kilkukilometrowych kolejkach na przejściach granicznych. Jako wolontariusze zapewniali m.in. wsparcie medyczne, ciepłe schronienie itp. 

Mariusz Bogucki radzi potencjalnym założycielom(-lkom) nowych NGO, by przeanalizowali, czy ich organizacja ma szansę na długofalowe działanie. – Bywają sytuacje, kiedy pomoc przestaje być potrzebna lub jest już nasycona działaniami innych organizacji. Dlatego jeśli mamy zaangażować się na pół roku utarczek z dokumentacją i urzędami, należy mieć pomysł, który obroni się w dłuższej perspektywie – wyjaśnia. 

Na czym polega unikatowy pomysł Fundacji My z Wami? Organizacja dostarcza ustandaryzowane paczki z żywnością, środkami higienicznymi i produktami dla dzieci, pozwalające przetrwać kilka dni w schronie lub w obszarach odciętych od bieżących dostaw. W szczególności trafia do małych miejscowości, gdzie często nie docierają inne organizacje humanitarne. 

Wypłata dla wolontariuszy 

Inną kwestią jest formalizowanie się w celu zdobycia funduszy na wynagrodzenia dla założycieli i wolontariuszy. Nie ma w tym nic złego, bo jeśli pomaganie zajmuje nam czas, który normalnie moglibyśmy poświęcić na pracę, zazwyczaj oznacza to dla nas straty finansowe. Jeśli przyświeca nam taka motywacja, trzeba mieć świadomość, że nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem. Finansowanie w NGO bywa mało płynne. Jednak formalizacja na pewno zbliża nas do takiej opcji, w przeciwieństwie do szans na wynagrodzenia dla osób działających w grupach nieformalnych. 

Prezes fundacji My z Wami zauważa, że powoli zmienia się świadomość w kwestii wynagrodzeń za pomaganie innym i jest to zmiana w dobrym kierunku. Fundacja My z Wami trzyma się zasady, że 95% budżetu przeznacza na pomoc humanitarną, a 5% na administrację, m.in. zatrudnienie odpowiednich pracowników i ich wynagrodzenia. W działalności fundacji niezwykle ważne są współprace z firmami. Są to m.in. HP, Nokia, Mercedes Wróbel i wiele innych.  

Jednak trzeba zdawać sobie sprawę, że środki są ograniczone, a walczy o nie wiele organizacji. 

– Wyrywanie sobie tych pieniędzy nikomu nie pomoże. Trzeba się wyspecjalizować w czymś, czego inni nie robią, wymyślać projekty, które mogą przynieść realną zmianę w życiu potrzebujących. Albo podejść jeszcze inaczej i zawiązywać sojusze między organizacjami, planować ich wspólne działania, żeby pomagać skuteczniej – mówi Mariusz Bogucki. 

Basia Psiuk wspomina, że na tak wczesnym etapie działalności fundacji jej członkowie raczej do niej dokładają i świadomie rezygnują z wynagrodzeń na rzecz konkretnych działań pomocowych. – Póki co jesteśmy wszyscy aktywni zawodowo, a działalność w fundacji to praca w czasie wolnym. Ale to może się zmieni, kiedy rozwiniemy skrzydła – podsumowuje. 

Przejście z nieformalnej grupy wolontariuszy na etap założenia fundacji to proces wymagający zaangażowania i pracy. Jednak efekty tego trudu mogą być ogromne. To właśnie organizacje NGO często są pionierami zmian społecznych, stawiając czoła wyzwaniom i biorąc odpowiedzialność za poprawę jakości życia wielu ludzi. Z pewnością warto dołączyć do tego grona. Mamy nadzieję, że po lekturze tego tekstu będzie to odrobinę łatwiejsze. Jeśli jesteś częścią nieformalnej grupy wolontariuszy, nie wahaj się marzyć o założeniu własnej organizacji pozarządowej – twoja inicjatywa może zmieniać świat na lepsze!

---