Як волонтери створюють НУО – від неформальної групи до фонду

Створення громадської організації – це справа, яка вимагає відданості, знань і часу. Однак, маючи чітко визначені цілі, відповідну стратегію та підтримку громади, можна багато чого досягти у сфері соціальної допомоги. Як перейти від етапу неформальної групи до офіційно зареєстрованого фонду чи асоціації? Які труднощі та переваги цього процесу? 

Як правило, основою є група волонтерів, об’єднаних спільною метою, ентузіазмом і готовністю допомогти тим, хто цього потребує. Міграційна криза на східному кордоні Польщі (включаючи події з біженцями та міграційний досвід із Близького Сходу і Африки на кордоні з Білоруссю) підштовхнула багатьох людей доброї волі до діяльності з надання допомоги.

Від поклику серця до організації

Іноді все починається з однієї публікації в соціальній мережі, яка зворушить серця десятка людей. Інколи до участі нас спонукають екстремальні ситуації, коли люди, близькі до смерті, потребують допомоги неподалік від наших домівок, як це чудово показує історія Юлії, головної героїні фільму “Зелений кордон” у виконанні Майї Осташевської. Коли така спонтанна діяльність переходить у регулярну допомогу, часто виникає ідея перетворити її на щось більше – офіційно зареєстровану неурядову організацію (НУО). За останні роки багато неформальних груп трансформувалися у фонди та асоціації.

Конкретний приклад: Freedom Space (Простір Свободи)

Барбара Пшюк – молода активістка, яка вирішила піти цим шляхом. Її фонд щойно отримав нове приміщення у Кракові. Нашу розмову переривають звуки ремонту майбутнього офісу та Інтеграційного центру. Фонд Freedom Space працює вже більше року, і цьому передували п’ять довгих місяців формального процесу створення.

Потреба у створенні власної організації була викликана кризою біженців, пов’язаною з російською агресією в Україні. Спочатку група, в якій працювала Барбара, підтримувала місцеву асоціацію, яка до війни займалася культурою в її широкому розумінні, і яку ситуація підштовхнула до гуманітарної допомоги. Незабаром стало очевидним, що біженці, які прибувають до Польщі з охопленої війною України, потребують підтримки не лише в перші моменти після перетину кордону. Підтримка також важлива пізніше, коли виникають подальші потреби, які необхідно задовольнити. Саме тоді Барбара разом із групою близьких до неї активістів помітили прогалину, яку потрібно було заповнити на “ринку НУО”. З 2022 року Фонд Freedom Space займається гуманітарною, розвивальною та психологічною допомогою, а також освітньою та культурною діяльністю.

– Коли ти волонтер і працюєш на місцях, то складається враження, що оскільки те, що ти робиш, є потрібним, добрим і приносить користь іншим, то питання формальностей має бути другорядним, – каже Барбара Пшюк. – Хотілося б витрачати на це лише частину свого часу, адже ми знаємо, що на кордоні на нас чекають люди, які потребують допомоги. Але це не так, – попереджає активістка і зазначає, що процес реєстрації громадської організації – це серйозне зіткнення з бюрократією. Саме тому варто від самого початку усвідомлювати, що через величезну кількість формальностей ми можемо бути відсторонені від нашої основної діяльності на кілька місяців. 

Барбара Пшюк радить добре обміркувати характер громадської організації, яку ми хочемо створити. Існує важлива різниця між діяльністю та можливостями асоціації та фонду. Перш за все, фонди мають шанс на більше фінансування, тому що – особливо в США та Великобританії – фонд розуміється як організація, через яку ви хочете допомогти іншим. – Тоді як в їхньому розумінні асоціація – це скоріше об’єднана група, наприклад, сусідів чи мешканців одного населеного пункту, які хочуть допомогти один одному з ідеєю, яка їх об’єднує. Захід вважає, що асоціації працюють для себе та своїх членів, – пояснює Барбара. – У випадку з організаціями, які надають гуманітарну допомогу на кордоні, форма асоціації навряд чи спрацює, оскільки ми не в змозі об’єднати кожного біженця, – оцінює президент Фонду Freedom Space.

Труднощі починаються з самого початку, коли ми створюємо статут організації. Першим викликом є визначення місії, яка б відповідала очікуванням усіх засновників групи. Як виявляється, це не завжди узгоджене бачення. Наступне питання – це призначення правління фонду: визначення хто яку функцію буде виконувати. Це не завжди очевидно, а іноді претендентів на звання президента виявляється більше, ніж очікувалося.

Пізніше визначаються стандарти діяльності організації. Якщо ми надаємо гуманітарну допомогу, потрібно розробити політику забезпечення безпеки бенефіціарів і всієї команди (співробітників, волонтерів тощо).

– Я пережила два суди з реєстрацією Фонду: Жешувським та Краківським. Не рекомендую групам з нашого регіону звертатися до Жешувського суду; Краківський виявився більш дружелюбним. Протягом першого кварталу після подачі заяви на реєстрацію мене викликали до органів влади в середньому кожні два тижні, щоб доповнити або виправити документацію, – згадує Барбара Пшюк. – Весь процес тривав п’ять місяців, – підсумовує вона і пояснює, що, з одного боку, це складний і виснажливий процес, а з іншого – зрозумілий. Завдяки цьому є час все обдумати, відповісти на найважливіші питання, поміркувати над ключовими питаннями діяльності нашої організації. Розширити наше усвідомлення того, ким ми хочемо бути.

– Після цієї процедури ми є перевіреною, надійною організацією, і я розумію, що ця перевірка триває. Тут знадобиться терпіння, – нагадує вона.

Які основні переваги реєстрації фонду? 

За словами засновниці Фонду Freedom Space, отримати фінансування набагато простіше. Хоча Бася Пшюк зазначає, що на діяльність неформальних груп також виділяються кошти, на практиці це невеликі суми порівняно з грантами, на які може претендувати організація зі статусом НУО.

– Більшість грошей просто проходить повз вас, а без фінансування не буває довгострокової та конкретної діяльності, – каже новоспечений президент фонду.

Новостворена НУО може подавати заявки на отримання фінансування, але має бути готовою до того, що не всі конкурси на отримання коштів відкриті для неї. Деякі з них передбачають можливість подати заявку на грант лише для фондів, які працюють, наприклад, не менше двох років, або отримали та прозвітували, наприклад, щонайменше п’ять грантів. Однак найчастіше значення має не вік організації, а результати її роботи. Ось чому так важливо бути впізнаваним у місцевій громаді, куди можна звернутися за спонсорською підтримкою або пожертвами.

У випадку Freedom Space впізнаваність групи виявилася успішною. – Не має значення, чи фонду місяць, чи більше, якщо люди знають вас і знають, що ви робите. Тоді вони довіряють вам і жертвують кошти, бо знають, що вони будуть витрачені добре, – радить Барбара Пшюк.

Як створити НУО?

Процес перетворення неформальної групи волонтерів у повноцінну громадську організацію складається з кількох основних етапів. На основі розповідей співрозмовників Фонду CultureLab, які пройшли через цей процес, ми створили цей посібник, у якому підсумовано найважливіші завдання, які стоять перед засновниками НУО:

1. Мета та місія: Почніть із визначення мети та місії організації. Чого ви хочете досягти? Які ваші основні цінності? Які соціальні проблеми ви хочете вирішити? Місія має бути чіткою і конкретною та відповідати реальним потребам. Водночас добре, щоб вона була зрозумілою та надихаючою, здатною залучати нових членів та донорів. Перш ніж розпочнете юридичні кроки, перевірте, чи немає поблизу подібної організації, яка надає достатню допомогу.

2. Вибір організаційно-правової форми: У Польщі найчастіше обирають такі форми НУО, як асоціація або фонд. Кожна з цих форм має свої переваги та вимоги, які слід ретельно проаналізувати.

3. Реєстрація: Процес реєстрації відрізняється в залежності від організаційно-правової форми. Для асоціації потрібні установчі збори та статут, тоді як фонд створюється на підставі установчого договору та статуту.

4. Статут: Підготуйте статут організації. Це основоположний документ, який визначає, серед іншого, цілі, принципи діяльності, спосіб управління організацією та правила членства. Над статутом, як правило, працюють найдовше. І в цьому немає нічого поганого, адже це своєрідна “конституція” даної НУО.

5. Керівництво: Оберіть правління та, залежно від організаційно-правової форми, можливо, наглядову раду. Важливо, щоб у цих органах були віддані, відповідальні та компетентні люди. Не завжди люди, які найдовше працюють в даній організації, є найкращими кандидатами на ключові посади. 

6. Побудуйте довіру: Відкрийте банківський рахунок на ім’я організації (він буде необхідний для проведення фінансових операцій, отримання зовнішніх коштів або нарахування заробітної плати), підготуйте прозору систему бухгалтерського обліку, створіть професійний веб-сайт та рекламні матеріали. Також подумайте про те, щоб додати свій рахунок до білого списку, якщо це можливо. 

7. План дій: Розробіть довгостроковий і короткостроковий план дій. Визначте пріоритети, цілі та засоби, необхідні для їх досягнення.

8. Фінансування: Розгляньте джерела фінансування. Будуть це пожертви, дотації чи, можливо, членські внески? Також можливі гранти, спонсорство або підтримка міжнародних організацій. Ознайомтеся з процедурами фандрейзингу – докладніше про це ми писали в статті “Ефективний фандрейзинг є можливим”.

9. Просування: Підвищуйте обізнаність місцевої громади. Організуйте заходи або семінари. Ймовірно, люди з найближчого оточення організації стануть її рушійною силою. 

10. Комунікація: Використовуйте соціальні мережі (будьте активними і регулярно публікуйте інформацію про себе: успіхи, труднощі, потреби). Будуйте відносини з місцевими ЗМІ, завдяки чому ви отримаєте безкоштовне просування та підтримку. 

11. Співпраця: Встановлюйте партнерські відносини з іншими організаціями, установами або місцевою владою. Це дасть вам підтримку та доступ до більшої кількості ресурсів і аудиторії. 

12. Навчання та розвиток: Регулярно беріть участь у тренінгах та семінарах з організаційного менеджменту, фандрейзингу або управління проєктами. Також заохочуйте своїх волонтерів вдосконалювати свої навички. 

13. Зберіть команду: Залучайте досвідчених співробітників, які допоможуть керувати фондом та реалізовувати проєкти.

14. Відстежуйте та вимірюйте результати: Регулярно аналізуйте результати своєї роботи. Перевірте, чи досягаєте ви цілей, визначених у вашому плані дій, і адаптуйте свою діяльність до потреб.

15. Винагороджуйте (наскільки це можливо): Якщо допомога перетворюється на повноцінну роботу, ви повинні отримувати за це винагороду (включаючи себе). Передбачте це в заявках на отримання гранту. Волонтер не означає “найдешевший працівник”. Якщо він хоче допомагати безкоштовно, то про нього треба піклуватися всіма можливими способами. 

Вищенаведені пункти допоможуть вам створити власну громадську організацію, але президенти нових фондів висловлюють ще одну важливу точку зору. Є випадки, коли діяльності неформальної групи цілком достатньо. Групі фрілансерів не потрібно думати про регламент, рахунки, страхування, і вони можуть заощадити багато часу, який би довелося витратити на документацію при створенні НУО. 

Однак не буває безвихідної ситуації. Бася Пшюк жартома підсумовує це порадою: – Якщо ви не вмієте працювати з документами, знайдіть когось, хто вміє це робити, і запросіть його приєднатися до вашої організації”, – каже вона. 

Ми з Вами

Маріуш Богуцький нещодавно заснував Фонд “Ми з Вами”. Він займається прямою допомогою в Україні. Фонд має два офіси: один у Вроцлаві, а інший – в Центрі гуманітарної допомоги Шегині (Україна). 

Богуцький також зазначає, що створення власної неурядової організації є дуже складним процесом. 

– Треба добре подумати про те, що ми хочемо робити. Задайте собі питання: чи не створив хтось із наших близьких подібну організацію, яка має напрацьовані механізми і просто ефективніше вирішить проблему, з якою ми хочемо впоратися? Іноді кращою ідеєю, ніж заснувати нову організацію, є співпраця з уже існуючою, – пояснює він.

Члени Фонду “Ми з Вами” належали до неформальної групи волонтерів ще до заснування фонду. Вони допомагали біженцям в Україні, які тікали від війни, або тим, хто стояв у багатокілометрових чергах на прикордонних переходах. Як волонтери, вони надавали, серед іншого, медичну допомогу, теплий притулок тощо.

Маріуш Богуцький радить потенційним засновникам нових НУО проаналізувати, чи має їхня організація шанси на довгострокову діяльність. – Бувають ситуації, коли допомога вже не потрібна або вже насичена діяльністю інших організацій. Тому, якщо ми будемо займатися піврічними справами з документацією та органами влади, ми повинні мати ідею, яка буде довгостроковою, – пояснює він.

У чому полягає унікальність ідеї Фонду “Ми з Вами”? Організація доставляє стандартизовані пакунки з продуктами харчування, засобами гігієни та дитячими товарами, що дозволяє людям прожити кілька днів у притулку або в районах, відрізаних від поточного постачання. Зокрема, вона досягає невеликих населених пунктів, куди інші гуманітарні організації часто не доїжджають.

Виплати волонтерам 

Інше питання – це формалізація для того, щоб збирати кошти на оплату праці засновників та волонтерів. У цьому немає нічого поганого, адже якщо допомога забирає час, який ми могли б присвятити своїй роботі, це зазвичай означає для нас фінансові втрати. Якщо у нас є на це мотивація, важливо усвідомлювати, що не завжди все йде за планом. Фінансування в НУО іноді буває не дуже гладким. Однак формалізація, безумовно, наближає нас до такої можливості, на відміну від шансів на винагороду для людей, які працюють у неформальних групах.

Президент Фонду “Ми з Вами” зазначає, що відбувається повільна зміна свідомості щодо винагороди за допомогу іншим, і це зміна у правильному напрямку.  Фонд “Ми з Вами” дотримується принципу, що 95% його бюджету йде на гуманітарну допомогу, а 5% – на адміністрування, зокрема, на працевлаштування відповідних працівників та їх оплату праці. У діяльності фонду надзвичайно важливою є співпраця з компаніями. Серед них HP, Nokia, Mercedes та багато інших.

Однак важливо розуміти, що кошти обмежені, і багато організацій борються за них.

– Виривання цих грошей для себе нікому не допоможе. Ви повинні спеціалізуватися на чомусь, чого не роблять інші, придумувати проєкти, які можуть реально змінити життя тих, хто цього потребує. Або ж використати інший підхід та створити союз між організаціями, спланувати їхню спільну діяльність, щоб допомагати ефективніше, – каже Маріуш Богуцький.

Бася Пшюк пригадує, що на такому ранньому етапі діяльності фонду його члени, як правило, роблять внески і свідомо відмовляються від своєї винагороди на користь конкретної допомоги. – Поки що ми всі професійно активні, а діяльність у фонді – це робота у вільний час. Але, можливо, це зміниться, коли ми розправимо крила, — підсумовує вона.

Перехід від неформальної групи волонтерів до стадії заснування фонду – це процес, який вимагає відданості та праці. Однак результати цих зусиль можуть бути величезними. Саме НУО часто стають першопрохідцями соціальних змін, вирішуючи проблеми та беручи на себе відповідальність за покращення якості життя багатьох людей. Безумовно, варто приєднатися до цієї групи. Сподіваємося, що після прочитання цього тексту вам стане трохи легше. Якщо ви є частиною неформальної групи волонтерів, не соромтеся мріяти про створення власної громадської організації – ваша ініціатива може змінити світ на краще!

---