Regulamin konkursu „Solidarni w kryzysie”

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady i warunki udziału w konkursie (dalej: Konkurs) „Solidarni w kryzysie. Nagrody Mapuj Pomoc”. Informacje o nominowanych firmach zostaną opublikowane w Raporcie. Raport zainaugurowany będzie w ramach uroczystego wydarzenia (dalej: Gala), w październiku 2025 r. W dniu Gali ogłoszone zostaną wyniki Konkursu.

1.2. Organizatorem Konkursu jest Fundacja To Proste, z siedzibą w Warszawie, ul. Kuźnicy Kołłątajowskiej 63, 02-495 Warszawa, NIP: 5223056075, REGON: 363879407, zwana dalej „Organizatorem”.

1.3. Celem Konkursu jest nagrodzenie firm, które w trakcie i po powodzi niosły pomoc ludności lub środowisku, które ucierpiało w wyniku katastrofy naturalnej. 

1.4. Celem publikacji Raportu jest:

• zaprezentowanie, jak firmy w Polsce wdrażają Cele Zrównoważonego Rozwoju (SDGs) w odpowiedzi na katastrofę naturalną,
• upowszechnienie dobrych praktyk z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR),
• podkreślenie wagi i wzmocnienie międzysektorowej współpracy w zarządzaniu kryzysowym.

1.5. Wszyscy nominowani do nagrody otrzymają Dyplomy “Solidarni w Kryzysie”, na uroczystej Gali. 

1.6. Konkurs jest formą realizacji celów statutowych Fundacji. Raport zawierający informacje o nominowanych firmach będzie rozpowszechniany w formie elektronicznej oraz/lub papierowej.

1.7. Do współpracy przy Konkursie oraz Raporcie zapraszani są: partnerzy strategiczni, partnerzy, partnerzy wspierający, uczestnicy, partnerzy NGO, patroni honorowi, patroni medialni oraz partnerzy techniczni. 

1.8. Partnerzy Strategiczni oraz Partnerzy otrzymają określoną w Umowie o współpracy ilość egzemplarzy raportu. Dodatkowe egzemplarze będą zamawiane na specjalne zamówienie Partnera. W przypadku zamówienia dodatkowych egzemplarzy, Partner zobowiązuje się pokryć koszty druku.

1.9. Przystąpienie do Konkursu jest dobrowolne; oznacza, że Partner oraz/lub Uczestnik zna i akceptuje zapisy niniejszego Regulaminu.

2. Definicje

2.1. Działanie pomocowe – wszelkie działania podjęte przez firmę w odpowiedzi na sytuację kryzysową, w tym m.in. pomoc rzeczowa, finansowa, logistyczna, wolontariacka, organizacyjna lub informacyjna.

2.2. Sytuacja kryzysowa – nagła, nieprzewidywalna okoliczność zagrażająca życiu, zdrowiu, mieniu lub środowisku, wymagająca natychmiastowej reakcji.

2.3. Partner strategiczny – przedstawiciel firmy, która zgodnie z umową zobowiązuje się do finansowego oraz komunikacyjnego wsparcia Konkursu. Wysokość wsparcia finansowego realizowanego przez partnera strategicznego ujęto w umowie o współpracy. Partner strategiczny może brać udział (być nominowany lub nominować siebie samodzielnie) w konkursie. 

2.4. Partner – przedstawiciel firmy, która zgodnie z umową współpracy zobowiązuje się do finansowego oraz komunikacyjnego wsparcia Konkursu. Progi wsparcia finansowego realizowanego przez partnera ujęto w umowie współpracy. Partner może brać udział (być nominowanym lub nominować siebie samodzielnie) w konkursie.

2.5. Partner wspierający – przedstawiciel firmy, która zgodnie z umową współpracy zobowiązuje się do finansowego oraz komunikacyjnego wsparcia Konkursu. Progi wsparcia finansowego realizowanego przez partnera wspierającego ujęto w umowie współpracy. Partner wspierający może brać udział (być nominowanym lub nominować siebie samodzielnie) w konkursie. 

2.6. Partner NGO – organizacja pozarządowa działająca na terenie Polski, należąca do Sieci Mapuj Pomoc, jako Członek lub Obserwator a także organizacje pozarządowe spoza Sieci Mapuj Pomoc. Partner NGO wspiera Konkurs komunikacyjnie.

2.7. Uczestnik – firma zgłaszająca swój udział w Konkursie zgodnie z zasadami niniejszego Regulaminu; a także firmy nominowane do udziału w Konkursie.

2.8. Patronat honorowy – wsparcie udzielane wydarzeniu przez osobę, instytucję lub urząd o wysokim autorytecie, np. przedstawiciela władz publicznych, uczelni, instytucji kultury lub nauki. Przyznanie patronatu honorowego nie wiąże się z obowiązkiem finansowego ani organizacyjnego zaangażowania ze strony patrona.

2.9. Partner techniczny – podmiot wspierający organizację wydarzenia poprzez zapewnienie niezbędnych usług, sprzętu, infrastruktury lub zasobów technicznych. Może to obejmować m.in. obsługę nagłośnienia, oświetlenia, sprzętu multimedialnego, transmisji online czy zaplecza technicznego. 

2.10. Patronat medialny – pełni rolę partnera, który wspiera wydarzenie poprzez jego promocję w mediach obejmującą publikowanie informacji o wydarzeniu, zapowiedzi, relacji, wywiadów oraz pozostałych materiałów promocyjnych. 

2.11. Firma – przedsiębiorstwa prowadzące działalność gospodarczą na terytorium RP, w tym fundacje korporacyjne.

3. Warunki udziału firmy w Konkursie

3.1. W Konkursie mogą wziąć udział firmy prowadzące działalność gospodarczą na terytorium Polski, które:

• realizowały działania pomocowe na rzecz powodzian w okresie wrzesień 2024 r. – czerwiec 2025 r. 
• zostaną zgłoszone lub zgłoszą się samodzielnie do Nagrody “Solidarni w kryzysie” i uzupełnią formularz zgłoszeniowy do dnia 10 września 2025 r., opublikowany na stronie [mapujpomoc.pl/nagrody]
• zaakceptują Regulamin Konkursu.

3.2. Nominacje do nagrody mogą zgłaszać organizacje pozarządowe działające na terytorium RP zrzeszone w Sieci Mapuj Pomoc, organizacje pozarządowe działające poza Siecią Mapuj Pomoc, jak również przedstawiciele firm, samorządów oraz nieformalne grupy wolontariackie.

3.3. Firma może zgłosić się do nagrody lub może zostać zgłoszona w maksymalnie dwóch z 8 Kategorii Konkursowych:

1. Finanse z misją
2. Magazyn dobra
3. Liderzy logistyki
4. Narzędzia pomocy
5. Nowe fundamenty
6. Zielona odbudowa
7. Razem silniejsi
8. (Nie)widzialni

3.4. Zgłoszenia do Nagrody dokonuje przedstawiciel organizacji pozarządowej lub przedstawiciel firmy, poprzez formularz dostępny na stronie internetowej [mapujpomoc.pl/nagrody] w terminie od 09.07.2025 r. do 10.09.2025 r.

3.5. Zgłoszenie realizowane przez firmę powinno zawierać m.in.:

• dane firmy (nazwa, adres, NIP, osoba kontaktowa),
• opis działań pomocowych (cele, zakres, efekty, partnerzy, dokumentacja zdjęciowa lub wideo),
• oświadczenie o prawdziwości danych oraz zgodzie na przetwarzanie danych osobowych.

3.6. Zgłoszenie realizowane przez organizację pozarządową powinno zawierać m.in.:

• nazwę organizacji pozarządowej zgłaszającej firmę do nagrody oraz jej dane teleadresowe,
• nazwę firmy zgłaszanej do nagrody oraz jej dane teleadresowe,
• krótki opis wspólnie realizowanego działania.

3.7. Organizator jest uprawniony wykluczyć z Konkursu firmę, która narusza warunki Regulaminu. 

4. Kryteria oceny i wybór laureatów

4.1. Zgłoszenia do Nagrody oceniane będą przez Kapitułę Konkursową powołaną przez Organizatora.

4.2. Kapituła składać się będzie z nie więcej niż 12 reprezentantów: organizacji pozarządowych będących przedstawicielami organizacji działających w Sieci Mapuj Pomoc oraz liderów działających aktywnie podczas powodzi.

4.3. Kapitułę wybiera Biuro Koordynacji Sieci Mapuj Pomoc w porozumieniu z Radą Sieci Mapuj Pomoc.

4.4. Kryteria oceny dokonywanej przez Kapitułę:

• skala i zasięg działania,
• skuteczność i trwałość efektów,
• innowacyjność i zaangażowanie,
• współpraca z innymi podmiotami,
• transparentność i dokumentacja działań.

4.5. Nagrody i wyróżnienia przyznawane będą w ramach kategorii:

1. Finanse z misją
2. Magazyn dobra
3. Liderzy logistyki
4. Narzędzia pomocy
5. Nowe fundamenty
6. Zielona odbudowa
7. Razem silniejsi
8. (Nie)widzialni

4.6. Kapituła będzie zasiadała do głosowania na laureatów oraz wyróżnionych w terminie: 20.09.2025 – 10.10.2025 r.

4.7. Decyzja Kapituły jest ostateczna i nie podlega odwołaniu.

5. Nagrody w Konkursie

5.1. Organizator przewiduje przyznanie nagród w formie dyplomu dla wszystkich nominowanych oraz wyróżnionych.

5.2. Główni Laureaci konkursu otrzymają statuetkę.

5.3. W ramach każdej z kategorii przyznawana będzie jedna nagroda oraz dodatkowe wyróżnienia – zgodnie z decyzją Kapituły.

5.4. Firma może być nominowana, jak i otrzymać nagrody oraz/lub wyróżnienie w ramach maksymalnie dwóch kategorii.

5.5. Lista laureatów zostanie ogłoszona podczas Gali w październiku 2025 roku. 

5.6. Gala odbędzie się w trybie stacjonarnym lub hybrydowym w zależności od uzyskanego finansowania.

5.7. Szczegółowy termin oraz miejsce wydarzenia zostanie wskazane przez Organizatora do 30 września 2025 r. 

5.8. Udział w Gali jest nieodpłatny.

5.9. Uczestnicy zaproszeni na Galę otrzymają oficjalną informację od Organizatora.

6. Warunki udziału w Raporcie dla partnerów i uczestników

6.1. Organizator zaprasza do współpracy partnerów: 

1. Partnera Strategicznego
2. Partnera
3. Partnera Wspierającego
4. Uczestnika.

6.2. Formalnym potwierdzeniem udziału partnera (dalej: Partner) w Raporcie jest poniesienie kosztów partycypacji zgodnie z zawartą Umową o współpracę, na poziomie od 5000 do 100 000 PLN.

6.3. Wysokość wkładu finansowego uzależniona jest od stopnia zaangażowania firmy w Raport i jest inna odpowiednio dla:

(1) Partnera Strategicznego
(2) Partnera
(3) Partnera Wspierającego
(4) Uczestnika.

6.4. Szczegółowe zasady współpracy z firmami: Partner Strategiczny, Partner, Partner Wspierający zawarte są w Umowie o współpracy oraz w pkt. 4.6, 4.7, 4.8, 4.9.

6.5. Udział Uczestnika ma charakter nieodpłatny.

6.6. Organizator zastrzega sobie prawo podjęcia współpracy z ograniczoną liczbą partnerów.

6.7. Organizator jest uprawniony wykluczyć z Raportu partnera, która narusza warunki Regulaminu oraz/lub zapisy Umowy o współpracy. 

6.8. Zasady udziału Partnera Strategicznego 

 Uczestnictwo Partnera Strategicznego w Raporcie realizowane jest poprzez:

1. Wsparcie finansowe Raportu oraz/lub Gali zgodnie z zapisami umowy współpracy.
2. Przygotowanie materiału tekstowego do publikacji w Raporcie, w sekcji Partnerzy, w wymiarze dwóch stron.

Organizator zobowiązuje się do:

3. Umieszczenia logo Partnera Strategicznego na wewnętrznej stronie okładki Raportu, w przestrzeni podpisanej i dedykowanej Partnerom.
4. Umieszczenia w Raporcie przygotowanego przez Partnera Strategicznego materiału tekstowego w wymiarze 6000 znaków ze spacjami.
5. Zaproszenia przedstawiciela Partnera Strategicznego w Gali.
6. Zaprezentowania logo Partnera Strategicznego w trakcie Gali 
7. Umieszczenia logo/nazwy Partnera Strategicznego w przygotowywanej przez Organizatora informacji prasowej.
8. Umieszczenia logo Partnera Strategicznego we wszelkiej komunikacji wysyłanej do członków i obserwatorów Sieci Mapuj Pomoc a także pozostałych partnerów Konkursu i Gali .
9. Umieszczenia logo Partnera Strategicznego na podstronie dedykowanej Partnerom w serwisie mapujpomoc.pl.
10. Umieszczenia informacji o Partnerze Strategicznym na portalach społecznościowych w ramach dedykowanych wpisów.

6.9. Zasady udziału Partnera 

Wkład Partnera polega na:

1. Wsparciu finansowym Raportu oraz/lub Gali na zasadach ujętych w Umowie współpracy.
2. Przygotowaniu materiału tekstowego do publikacji w Raporcie, w sekcji Partnerzy, w wymiarze jednej strony.

Organizator zobowiązuje się do:

3. Umieszczenia logo Partnera na wewnętrznej stronie okładki Raportu, w przestrzeni podpisanej i dedykowanej Partnerom
4. Umieszczenia w Raporcie przygotowanego przez Partnera materiału tekstowego w wymiarze 4500 znaków ze spacjami
5. Zaprezentowania logo Partnera w trakcie Gali 
6. Umieszczenia logo/nazwy Partnera w przygotowywanej przez Organizatora informacji prasowej
7. Umieszczenia logo Partnera we wszelkiej komunikacji wysyłanej do członków i obserwatorów Sieci Mapuj Pomoc a także pozostałych partnerów Raportu i Gali 
8. Umieszczenia logo Partnera na podstronie dedykowanej Partnerom w serwisie mapujpomoc.pl
9. Umieszczenia informacji o Partnerze na portalach społecznościowych w ramach dedykowanych wpisów

6.10. Zasady udziału Partnera Wspierającego 

 Wkład Partnera Wspierającego polega na:

1. Wsparciu finansowym oraz komunikacyjnym Raportu oraz/lub Gali na zasadach ujętych w Umowie współpracy.
2. Przygotowaniu materiału tekstowego do publikacji w Raporcie, w sekcji Partnerzy, w wymiarze do 1500 znaków ze spacjami.

Organizator zobowiązuje się do:

1. Umieszczenia logo Partnera na wewnętrznej stronie okładki Raportu, w przestrzeni podpisanej i dedykowanej Partnerom
2. Umieszczenia w Raporcie przygotowanego przez Partnera materiału tekstowego w wymiarze 500 znaków
3. Zaprezentowania logo Partnera w trakcie Gali inaugurującej Raport
4. Umieszczenia logo/nazwy Partnera w przygotowywanej przez Organizatora informacji prasowej
5. Umieszczenia logo Partnera we wszelkiej komunikacji wysyłanej do członków i obserwatorów Sieci Mapuj Pomoc a także pozostałych partnerów Konkursu i Gali 
6. Umieszczenia logo Partnera na podstronie dedykowanej Partnerom w serwisie mapujpomoc.pl
7. Umieszczenia informacji o Partnerze na portalach społecznościowych w ramach dedykowanych wpisów

6.11. Żaden z partnerów nie ponosi odpowiedzialności za przebieg wydarzenia, chyba że ustalono inaczej – zgodnie z zapisami w Umowie współpracy.

6.12.. Zasady udziału Uczestnika

1. Udział w Konkursie dla Uczestnika jest bezpłatny i dobrowolny.
2. Formalnym potwierdzeniem udziału Uczestnika jest akceptacja warunków niniejszego regulaminu.
3. Organizator zobowiązuje się do:
   a. Umieszczenia nazwy Uczestnika (firmy) w Raporcie. 

7. INNE RODZAJE PARTNERSTW

7.1. Zasady patronatu honorowego

1. Organizator zobowiązuje się do godnego reprezentowania patrona honorowego, w tym do umieszczenia jego nazwy i/lub logotypu na materiałach promujących wydarzenie (Gala).
2. Wszelkie informacje o przyznanym patronacie publikowane będą po uzyskaniu pisemnej zgody patrona.
3. Szczegółowe warunki przyznania patronatu określane są indywidualnie.
4. Przyznanie patronatu nie wiąże się z zaangażowaniem finansowym ani organizacyjnym ze strony patrona.

7.2. Zasady patronatu medialnego 

1. Patron medialny zobowiązuje się do informowania o Raporcie na swoich kanałach (strona internetowa, media społecznościowe, publikacje itp.).
2. Organizator zobowiązuje się do umieszczenia logotypu partnera medialnego:

• na materiałach promujących Raport oraz Galę,
• w publikowanym Raporcie. 
• do informowania o współpracy.

3. Patronat medialny nie wiąże się z przekazywaniem środków finansowych między stronami.
4. Szczegółowe warunki współpracy (liczba publikacji, terminy, formaty) ustalane są indywidualnie.

7.3. Zasady partnerstwa technicznego

1. Partner techniczny wspiera Raport oraz/lub Galę poprzez dostarczenie usług, sprzętu lub rozwiązań technicznych niezbędnych do realizacji.
2. Zakres i forma wsparcia partnera technicznego ustalane są indywidualnie i określone w osobnym porozumieniu lub umowie.
3. Organizator zobowiązuje się do promocji partnera technicznego poprzez umieszczenie jego logotypu na materiałach informacyjnych i promocyjnych.
4. Partner techniczny nie ponosi odpowiedzialności za organizacyjne lub programowe aspekty wydarzenia.
5. Współpraca ma charakter nieodpłatny.

7.4. Zasady partnerstwa NGO

1. Partner NGO wspiera komunikacyjnie Raport poprzez dystrybucję przygotowanych przez Organizatora i opublikowanych przez niego komunikatów; wspiera budowanie dobrej marki wydarzenia.
2. Organizator zobowiązuje się do promocji partnera NGO poprzez umieszczenie jego logotypu oraz/lub nazwy na materiałach informacyjnych, po wcześniejszym otrzymaniu od partnera logotypu wraz ze zgodą na jego użycie. 
3. Organizator zapewnia umieszczenie informacji o partnerstwie w swoich komunikatach.
4. Organizator zastrzega sobie prawo podjęcia współpracy z ograniczoną liczbą partnerów.

8. Prawa autorskie i wykorzystanie materiałów

8.1. Partner oraz Uczestnik wyrażają zgodę na nieodpłatne wykorzystanie udostępnionych materiałów (zdjęć, opisów, filmów) w celach promocyjnych Konkursu i działań Organizatora.
8.2. Organizator zobowiązuje się do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony własności intelektualnej i danych osobowych.

9. Ochrona danych osobowych

9.1. Administratorem danych osobowych jest Fundacja To Proste.
9.2. Dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem RODO celem komunikacji w ramach realizacji Konkursu i publikowania Raportu, jak i w ramach informowania o kolejnych edycjach wydarzenia.
9.3. Uczestnik ma prawo do wglądu, poprawiania, ograniczenia przetwarzania i usunięcia swoich danych.

10. Postanowienia końcowe

10.1. Wszelkie zmiany Regulaminu będą ogłaszane na stronie internetowej Konkursu.
10.2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.