Podsumowanie wizyty studyjnej Sieci Mapuj Pomoc w Głównej Kwaterze ZHP i Caritas Polska

17 września 2026 r. przedstawicielstwo organizacji członkowskich Sieci Mapuj Pomoc odwiedziło w Warszawie Główną Kwaterę Związku Harcerstwa Polskiego oraz Caritas Polska. Celem wizyty było poznanie sposobów działania dwóch dużych organizacji posiadających rozbudowane struktury terenowe oraz rozmowa o tym, jak lepiej przygotować współpracę organizacji społecznych przed kryzysem i w jego trakcie. Idea spotkania wyrosła z potrzeby dialogu z organizacjami, które posiadają rozbudowane struktury lokalne, doświadczenie w mobilizowaniu wolontariuszy oraz zdolność do szybkiego działania w sytuacjach wymagających współpracy wielu podmiotów. Punktem wyjścia stała się także potrzeba wzmocnienia współpracy międzysektorowej, wymiana wiedzy i dobrych praktyk, identyfikowanie lokalnych potrzeb i zasobów oraz tworzenie praktycznych standardów działania zarówno przed wystąpieniem kryzysu, jak i w jego trakcie.

ZHP: struktura, kompetencje i gotowość do działania

Najważniejszym wnioskiem z wizyty w ZHP jest to, że wartość organizacji w kryzysie nie wynika wyłącznie z dużej liczby członków. Wynika z tego, że ludzie już przed kryzysem funkcjonują w określonej strukturze, mają role, przełożonych, kanały komunikacji, procedury, kulturę organizacyjną i doświadczenie działania zespołowego.
ZHP działa na bazie hierarchi: najpierw ochrona własnych ludzi, szczególnie dzieci i młodzieży; następnie utrzymanie zdolności organizacji do dalszego działania; dopiero potem szerokie wsparcie państwa i społeczności w obszarach, w których ZHP ma rzeczywiste kompetencje. To ważne, ponieważ organizacja społeczna, która rzuci wszystkie zasoby w pierwszych godzinach kryzysu, może sama utracić możliwość funkcjonowania w kolejnych dniach i tygodniach.

ZHP działa wielopoziomowo: od zastępów i drużyn, przez hufce, po chorągwie i poziom centralny. Drużynowi są kluczowi nie tylko jako wychowawcy – w sytuacji kryzysowej rozproszona struktura terenowa może stać się gotowym kanałem komunikacji i mobilizacji społeczności. 

ZHP bardzo wyraźnie rozróżnia własnych członków, których kompetencje, ubezpieczenie i struktura odpowiedzialności są znane, od wolontariuszy spontanicznych. Podkreślano ryzyko pojawienia się na miejscu ludzi nieprzygotowanych, których trzeba dopiero wyposażyć, przeszkolić, ubezpieczyć, zarejestrować i skierować do zadania.

Działania wolontariackie którymi się nie zarządza, które są spontaniczne – mogą stać się obciążeniem dla systemu.

Ważnym spostrzeżeniem było to, że kontakt z tak dużą organizacją nie powinien opierać się na znajomości konkretnej osoby. Wyzwaniem może być tutaj rotacja władz wolontariackich. Dla organizacji zewnętrznej naturalnym lokalnym punktem kontaktu jest hufiec, ale docelowo potrzebny jest system funkcyjnych punktów kontaktowych ds. kryzysowych, działający niezależnie od tego, kto akurat pełni funkcję komendanta. To jest pierwszy bardzo konkretny wniosek dla Sieci: mapować nie tylko organizacje, lecz funkcje i role kryzysowe, wraz z aktualnym kontaktem zastępczym.

W rozmowach dużo czasu poświęcono kompetencjom osób odpowiedzialnych za zarządzanie kryzysowe. Jedną z najbardziej konkretnych propozycji dalszej współpracy jest wspólne określenie, jakich umiejętności potrzebuje koordynator kryzysowy w NGO, a następnie przygotowanie na tej podstawie modułu szkoleniowego dla organizacji społecznych.

Istotnym tematem była także konstrukcja procedur. Doświadczenie ZHP wskazuje, że zamiast tworzyć oddzielne instrukcje dla każdego rodzaju zagrożenia, bardziej użyteczny może być uniwersalny mechanizm reagowania:

• kto uruchamia działania,
• jak przepływa informacja,
• kto podejmuje decyzje,
• kiedy wsparcie powinno zostać przeniesione na wyższy poziom.

Jednocześnie wciąż brakuje jednolitego mechanizmu, dzięki któremu administracja mogłaby w przewidywalny sposób aktywować zasoby organizacji społecznych. 

Caritas Polska: lokalność odpowiedzi i skalowanie pomocy

W Caritas Polska skupiliśmy się na rozmowach o modelu, w którym działanie pozostaje lokalne tak długo, jak lokalna struktura jest w stanie skutecznie odpowiadać na potrzeby. Co istotne – Caritas Polska nie zastępuje Caritas diecezjalnych, lecz wspiera je wtedy, gdy skala zdarzenia przekracza ich możliwości – poprzez koordynację, logistykę, pozyskiwanie środków, transfer zasobów i budowanie wspólnego obrazu sytuacji. Poszczególne Caritas diecezjalne są zatem autonomiczne, działają w swoim obszarze i mają własne struktury, placówki i relacje lokalne. Lokalność odpowiedzi należy zachować tak długo, jak długo lokalna struktura posiada wystarczające zasoby.

Rolą Caritas Polska jest: łączenie informacji z różnych regionów, identyfikowanie problemów przekraczających możliwości pojedynczej diecezji, pozyskiwanie środków, organizowanie transferów, zakupów i logistyki, kontaktowanie się z administracją centralną i partnerami międzynarodowymi oraz tworzenie wspólnych standardów. 

Działalność Caritas Polska pokazuje bardzo czytelny podział funkcji:

1. Lokalne parafie, placówki i wolontariusze mają przewagę w bezpośrednim dotarciu do człowieka. Znają mieszkańców i lokalne realia, dzięki czemu są w stanie identyfikować odbiorców i ograniczać błędy czy nadużycia.
2. Poziom diecezjalny i krajowy ma większą przewagę przy transporcie hurtowym, magazynowaniu, dużych zakupach, finansowaniu, procedurach donorsko-prawnych i redystrybucji między regionami. 

To ważne wnioski dla organizacji z Sieci: nie wszystkie podmioty muszą wykonywać każdy etap łańcucha pomocy.

Rozmawialiśmy także o tym, jakie informacje są potrzebne w pierwszych godzinach kryzysu. W drugą stronę lokalne organizacje powinny otrzymywać informacje o dostępnych zasobach, działaniach innych podmiotów, decyzjach administracji i możliwym finansowaniu. To daje podstawę do stworzenia wspólnego, prostego raportu sytuacyjnego dla organizacji działających w kryzysie.  Doświadczenia z powodzi 2024 pokazały również, jak szybko brak aktualnych danych może prowadzić do nadmiaru jednych darów i niedoboru innych. Równie ważne jest tu szybkie oznaczanie potrzeb już zaspokojonych. 

Niezbędne są silne struktury lokalne

Zrealizowana wizyta studyjna prowadzi nas do wniosku, że skuteczne reagowanie wymaga silnych struktur lokalnych oraz poziomu koordynacyjnego, który dostarcza informacji, zasobów i zaplecza, ale nie odbiera lokalnym organizacjom sprawczości. 

Wśród dalszych kierunków współpracy wskazaliśmy m.in.:

• wypracowanie profilu kompetencyjnego koordynatora kryzysowego NGO,
• pilotaż wymiany informacji między Mapuj Pomoc i Caritas,
• stworzenie mapy funkcjonalnych kontaktów kryzysowych,
• wspólnego formularza oceny potrzeb oraz protokołu obsługi potrzeb i darów rzeczowych.

Ważnym kolejnym krokiem mogą być także wspólne szkolenia i ćwiczenia z udziałem ZHP, Caritas i organizacji zrzeszonych w Sieci. Dla Mapuj Pomoc oznacza to przede wszystkim rolę łącznika pomiędzy już istniejącymi strukturami – organizacji, która pomaga agregować informacje, mapować zasoby i kompetencje, usprawniać wymianę danych oraz kierować potrzeby tam, gdzie mogą zostać najszybciej i najskuteczniej zaopiekowane.

Wniosek przekrojowy

Wizyta zewnętrzna u obydwu organizacji pokazuje, że podstawowym problemem polskiego systemu nie jest brak społecznej gotowości do pomagania. Problemem jest zamiana tej gotowości w przewidywalną zdolność operacyjną.

ZHP posiada ludzi i strukturę, ale wskazuje na brak jednolitego mechanizmu aktywacji przez państwo, nierówne relacje regionalne, niedostateczne finansowanie gotowości i problem niezarządzanego wolontariatu.
Caritas posiada niezwykle gęstą sieć lokalną i duże możliwości skalowania, ale również potrzebuje aktualnych danych, harmonizacji działań i kontroli przepływu zasobów. W obu przypadkach odpowiedź prowadzi do tego samego modelu: silny teren + poziom koordynacyjny, który dostarcza informacji, zasobów i zaplecza, ale nie odbiera lokalnym strukturom sprawczości.

Dla Mapuj Pomoc oznacza to konkretną możliwą rolę: nie tworzenie kolejnej równoległej struktury pomocowej, ale bycie warstwą łączącą istniejące struktury – poprzez informację, mapowanie zasobów i kompetencji, standardy wymiany danych, sieć koordynatorów, wspólne ćwiczenia i mechanizm kierowania potrzeb do podmiotu, który rzeczywiście może na nie odpowiedzieć.

ZHP – omawiane ścieżki dalszej współpracy

• Wspólne zdefiniowanie roli „koordynatora kryzysowego NGO” – ustalenie, jakie kompetencje powinna mieć osoba odpowiedzialna w organizacji społecznej za uruchamianie i koordynowanie działań w kryzysie. 
• Okrągły stół ZHP–Sieć Mapuj Pomoc poświęcony powyższemu profilowi kompetencyjnemu i praktycznym potrzebom organizacji społecznych. 
• Adaptacja Kursu Zarządzania Kryzysowego ZHP dla NGO – nie ma to być przeniesienie obecnego programu, lecz jego dostosowanie do realiów organizacji społecznych.
• Wspólne szkolenia wolontariuszy i przedstawicieli organizacji z Sieci, w dalszej perspektywie także możliwość modelu „train the trainers”. 
• Rozwijanie współpracy regionalnej z chorągwiami i hufcami, zamiast opierania relacji wyłącznie na poziomie centrali ZHP. To szczególnie istotne dla mniejszych NGO działających lokalnie. 
• Transfer specjalistycznej wiedzy między ZHP a organizacjami Sieci – np. w obszarze zarządzania kryzysowego, pierwszej pomocy, łączności czy innych kompetencji specjalistycznych.
• Rozwinięcie koncepcji lokalnych punktów zweryfikowanej informacji, np. przy hufcach – miejsc, które podczas awarii łączności, blackoutu lub nasilonej dezinformacji mogłyby przekazywać mieszkańcom sprawdzone informacje i kierować ich do dostępnej pomocy. 

Caritas Polska – proponowane ścieżki dalszej współpracy

• Mapuj Pomoc jako miejsce agregowania informacji o potrzebach lokalnych – tak aby Caritas i inne organizacje mogły widzieć, gdzie występują luki i na jakie potrzeby można odpowiedzieć. 
• Mapuj Pomoc jako kanał informowania innych NGO o zasobach Caritas – m.in. działających punktach, dostępnych usługach, możliwościach przyjęcia osób czy dostępnej pomocy. 
• Stała, dwukierunkowa wymiana informacji i danych analitycznych: Sieć Mapuj Pomoc przekazuje Caritas informacje o potrzebach, usługach, działaniach innych NGO i lukach w pomocy, a Caritas przekazuje informacje o swoich zasobach, punktach i potrzebach struktur lokalnych. 
• Budowanie bezpośrednich relacji z Caritas diecezjalnymi, ponieważ to właśnie poziom diecezjalny jest kluczowy operacyjnie w lokalnym kryzysie. 
• Wspólne ćwiczenia przed kryzysem – testowanie współpracy, przepływu informacji i sposobu reagowania, zanim pojawi się realne zdarzenie. 
• Współpraca w obszarze wolontariatu, w tym lepsze łączenie potrzeb z dostępnymi wolontariuszami i kompetencjami. 
• Stworzenie mechanizmu przekierowywania osób między organizacjami – jeśli jedna organizacja nie ma odpowiedniej usługi lub zasobu, powinna móc skierować osobę do podmiotu, który rzeczywiście może pomóc. 

Projekt został wsparty przez Fundację im. Stefana Batorego w ramach programu Stronger Roots, finansowanego przez Unię Europejską z programu „Obywatele, Równość, Prawa i Wartości” (CERV). Program Stronger Roots ma na celu zwiększenie odporności i stabilności organizacji społecznych oraz wzmocnienia ich relacji ze społeczeństwem. Wyrażone poglądy i opinie są jedynie poglądami autora/ki (autorów) i niekoniecznie odzwierciedlają poglądy Unii Europejskiej lub Europejskiej Agencji Wykonawczej ds. Edukacji i Kultury. Ani Unia Europejska, ani organ udzielający dotacji nie mogą zostać pociągnięte za nie do odpowiedzialności.