W wielu organizacjach scenariusz wygląda podobnie: po warsztatach zbierane są ankiety, czasem zapisywane pojedyncze cytaty uczestników i fragmentaryczne obserwacje. Dane gromadzi się w różny sposób i w odniesieniu do różnych kwestii, jednak często wraca się do nich dopiero na etapie przygotowania raportu końcowego — o ile w ogóle. Szczególnie trudna sytuacja pojawia się wtedy, gdy w trakcie lub pod koniec projektu do współpracy zapraszany jest zewnętrzny ewaluator, który pyta o stosowane narzędzia monitoringu. Wówczas zapada cisza, bo trudno jednoznacznie odpowiedzieć — zwłaszcza gdy mamy poczucie, że dobrze rozumiemy przebieg projektu.
Tu tkwi sedno problemu: wyzwaniem nie jest brak monitoringu, lecz jego nieregularność i brak struktury. W takiej formie nie spełnia on swojej podstawowej funkcji — nie dostarcza rzetelnych argumentów ani dowodów potrzebnych do podejmowania decyzji projektowych czy programowych.
Ten oraz kolejny artykuł proponują inne spojrzenie na monitoring — jako na prosty, codzienny proces, który nie wymaga skomplikowanych narzędzi, a jednocześnie pozwala lepiej rozumieć doświadczenia uczestników i szybciej reagować na zmieniające się okoliczności. W tym ujęciu monitoring staje się ważnym elementem uczenia się organizacji. Teksty zawierają praktyczne wskazówki dotyczące prowadzenia monitoringu w oparciu o dane jakościowe. Nie obejmują natomiast zagadnień takich jak monitoring finansowy czy analiza wskaźników liczbowych, które łatwiej opracowywać metodami ilościowymi i które zostały szeroko opisane w dostępnych publikacjach oraz raportach.
Monitoring to nie tylko zbieranie danych ilościowych
Monitoring często bywa utożsamiany z liczbami i obowiązkami sprawozdawczymi wobec grantodawcy. Choć dane ilościowe pokazują skalę działań, nie oddają w pełni jego znaczenia. Jego podstawową rolą jest wspieranie realizacji projektu na bieżąco — tak, aby ułatwiać podejmowanie trafnych decyzji w trakcie działań oraz lepiej dostosowywać je do zmieniających się okoliczności.
W takich przypadkach dane jakościowe – opinie, doświadczenia i komentarze uczestników oraz współpracowników – często okazują się bardziej użyteczne niż same liczby.
Jak prowadzić monitoring jakościowy, który wspiera projekt?
Jest kilka podstawowych zasad, o których warto pamiętać przy planowaniu projektu – a wraz z nim monitoringu.
Zasada 1: Zbieraj mądrze
Jaki jest najczęstszy błąd w zbieraniu danych?
Najczęstszym błędem jest gromadzenie nadmiaru danych bez jasno określonego celu i bez ich późniejszej analizy. W efekcie zebrane materiały pozostają niewykorzystane, a zaufanie beneficjentów może zostać osłabione — skoro prosimy ich o podzielenie się doświadczeniem, powinniśmy realnie wykorzystywać te informacje.
Dlatego zbieranie danych powinno zawsze iść w parze z refleksją: po co je gromadzimy i w jaki sposób zostaną wykorzystane. Sam proces ich pozyskiwania tworzy bowiem uzasadnione oczekiwanie, że przełożą się one na konkretne działania.
Zadaj sobie zawsze kilka pytań:
- jakie dane są mi niezbędne, by wykazać stopień osiągania wskaźników projektowych?
- co mnie interesuje w moich beneficjentach, co jest dla mnie ważne, żeby wiedzieć o beneficjentach i dlaczego to jest ważne?
- co chcę obserwować, jaką zmianę? Co mnie interesuje w rzeczywistości, którą chcę zmieniać?
- które informacje pozwolą mi na ograniczenie mogących pojawić się ryzyk w realizacji projektu?
- jak wykorzystam otrzymane dane i czy zdołam je wykorzystywać na bieżąco?
- kto w zespole będzie zbierał, analizował i wykorzystywał te dane? Pamiętaj, że obowiązuje zasada minimum: jeśli nie masz czasu analizować 10 pytań – zadaj 2.
Zasada 2: Zbieraj regularnie – monitoring to proces, nie jednorazowe działanie
Jednorazowe zebranie opinii daje jedynie „zdjęcie” sytuacji w danym momencie. Tymczasem w projektach — zwłaszcza migracyjnych i humanitarno-rozwojowych — potrzeby uczestników, dynamika grupy oraz kontekst działania mogą zmieniać się bardzo szybko.
Dodatkowo pamięć, zarówno indywidualna, jak i organizacyjna, jest zawodna. Jeśli wiedza wypracowana w trakcie działań nie jest systematycznie zapisywana, z czasem ulega zatarciu — tracone są szczegóły, kontekst i znaczenie obserwacji.
Dlatego kluczowa jest regularność. Nawet bardzo proste narzędzia stosowane systematycznie pozwalają zobaczyć:
- co się poprawia,
- gdzie pojawiają się nowe trudności,
- czy działania projektu są realizowane zgodnie z założeniami,
- jak zmieniają się doświadczenia uczestników w czasie,
- jak się zmienia kontekst i jak wpływa na realizację interwencji etc.
Dzięki temu monitoring przestaje być „raportowaniem”, a zaczyna pełnić swoją najważniejszą funkcję – pomagać reagować na bieżąco i lepiej dopasowywać działania do zmieniającej się rzeczywistości.
Monitoring projektu to proces obejmujący zbieranie, analizę i wykorzystywanie danych na każdym etapie interwencji. Można w nim wyróżnić trzy główne fazy:
Kluczowe jest, aby każde działanie monitoringowe pozostawiło trwały ślad – notatkę, schemat, zdjęcie czy inny zapis. Dzięki temu możliwe jest nie tylko odtworzenie przebiegu projektu, ale także przekazanie wiedzy osobom trzecim, np. nowemu koordynatorowi lub zewnętrznemu ewaluatorowi.
Podsumowanie
Monitoring nie jest celem samym w sobie ani narzędziem służącym wyłącznie przygotowaniu sprawozdań dla donatora. To przede wszystkim element organizacyjnego uczenia się, który pozwala świadomie zarządzać działaniami i lepiej rozumieć ich efekty. Zbierane dane powinny nie tylko dokumentować postępy, lecz przede wszystkim dostarczać wiedzy przydatnej w codziennej pracy — wspierać bieżące korygowanie działań, planowanie kolejnych kroków oraz usprawnianie funkcjonowania organizacji.
W tym ujęciu monitoring staje się narzędziem budowania refleksyjnej, uczącej się organizacji, która nie tylko realizuje projekty, ale także systematycznie zwiększa swoją skuteczność i wpływ.
W kolejnym artykule pokażę, jak przejść od samego gromadzenia informacji do ich realnego wykorzystania w procesach decyzyjnych oraz w projektowaniu trafniejszych i bardziej skutecznych interwencji.
Dowiedz się więcej:
- Intrac for Civil Society, Definicja monitoringu i różne jego rodzaje;
- Łukasz Ostrowski, Maria Wiśnicka, Ewaluacja, jak to się robi, Fundacja Badań i Innowacji Społecznych „Stocznia”;
- Monika Bartosiewicz-Niziołek, Sławomir Nałęcz, Zofia Penza-Gabler, Ewa Pintera, Narzędziownik ewaluacyjny. Twój sposób na lepsze projekty wspierające zatrudnienie młodzieży, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej im Jerzego Regulskiego;
- Clara Hagens, Dominique Morel, Alex Causton, Christina Way, Guidance on monitoring and evaluation, Catholic Relief Services;
- Irene Guijt, Mae Arevalo, Kiko Salador, Participatory Monitoring and Evaluation. Tracking change together, PLA Notes;
Artykuł powstał w ramach kampanii upowszechniającej organizacyjne uczenie się: Od-ucz się tego co już nie działa, czytaj więcej.
O autorce
Elżbieta Świdrowska – Posiada kilkunastoletnie doświadczenie prowadzenia badań społecznych i ewaluacji głównie z obszaru migracji i uchodźstwa w Polsce oraz projektów i programów współpracy rozwojowej w krajach postsowieckich (m.in. trzykrotnie ewaluowała Program Współpracy Rozwojowej MSZ RP). W latach 2019 – 20 prowadziła ewaluację programu National Endowment for Democracy w Ukrainie – ewaluacja projektów z zakresu Transparency and Accountability w 15 regionach Ukrainy. Autorka analizy Grupy Zagranica dotyczącej działań w Ukrainie w ramach Wieloletniego Programu Współpracy Rozwojowej 2016-2020. Ekspertka i trenerka z zakresu ewaluacji dla przedstawicieli ukraińskich władz samorządowych: „Ewaluacja polityk publicznych w działaniu”, a także mentorka organizacji wspierających osoby uchodźcze w Polsce z ramienia organizacji Mercy Corps.
